提前准备的时间和所需材料取决于具体的口译活动类型和规模。一般来说，尽早准备可以确保翻译公司有足够的时间做好准备工作。以下是一些建议：
提前准备的时间：
小型活动： 如果是一场小型的商务会谈或会议，提前1周至数天准备通常是合适的。
大型会议或活动： 对于规模较大的国际会议或活动，最好提前几周，甚至可能需要几个月的准备时间，以确保翻译公司有足够的资源和时间做好准备。
需要准备的材料：
会议议程： 提供详细的会议议程，包括演讲者信息、演讲主题、演讲时间等，以便翻译人员事先了解活动的流程和内容。
演讲稿和文稿： 如果有演讲稿或文稿，最好提供给翻译人员，以确保口译的准确性和流畅性。
专业术语表： 如果活动涉及特定领域的专业术语，提供专业术语表，帮助翻译人员更好地理解和准确翻译。
参会者列表： 提供与活动相关的参会者列表，包括演讲者、与会者的姓名和职务等信息，以便翻译人员在口译时更容易辨认。
技术设备信息： 如果需要提供同声传译设备或其他技术设备，提供相关的技术规格和信息。
场地布置图： 对于大型会议，提供场地布置图，帮助翻译人员更好地安排设备并适应现场环境。
特殊要求和注意事项： 如果有任何特殊要求或注意事项，例如特定的文化礼仪、口音需求等，提前告知翻译公司。
联系方式： 提供主要联系人的详细联系方式，以确保在需要时能够进行及时的沟通。
通过提供充分的信息和提前准备，可以帮助翻译公司更好地理解活动的背景和要求，提高口译服务的质量和效果。
